⑤原稿の書き方が分からない

~依頼編~

 

「社史制作会社に原稿作成を依頼する方法を教えて下さい。」

原稿執筆を外部の協力スタッフ(ライター)に依頼する場合、企画のねらいと社内の情報を共有することが最も重要です。特に、社員の様子や考え方、価値観など、社外では知ることができない情報はなるべくたくさん伝えるようにしてください。ライターにとっては社史担当者からの情報が社内の様子を知る唯一の機会です。

 

取材前には必ずライターと打合せを行いましょう。また、取材後にも、原稿に盛り込みたい内容など打合せておくと、イメージ通りの原稿に仕上がることが可能になります。

 

→詳しくは「社史制作会社に執筆を依頼する方法」のページへ

 

「原稿を依頼するいい方法を教えて下さい。」

 

原稿を依頼する際には、「原稿依頼シート」の活用を使ってみて下さい。

 

これを使えば、原稿を依頼するときに企画の方向性が具体的に伝わり、原稿を執筆する方との意思疎通をスムーズに行うことができます。一方、原稿を執筆する側も企画意図を理解しやすくなります。

 

→「原稿依頼シート」はこちら(Word・369KB)

 

 

「祝辞はどのように依頼するのですか?」

 

まずは祝辞を依頼する人に電話などで意向を確認して下さい。

 

了承を頂いたら、文書で正式に依頼します。この時、伝えておくべきことは、依頼の趣旨、文字数、写真やサインの要不要、締切日、社史の発刊予定日などです。

 

文章の最後に、文字数の制限やレイアウトの都合で、多少手直しをさせていただくこともあるという旨は必ず伝えておいて下さい。原稿を郵便して頂く時は、必ず返信用封筒をつけましょう。

 

 

「頂いた祝辞を修正するのはだめなことですか?」

 

修正が必要な場合、だめなことではありません。

 

祝辞を頂いた方に再度依頼するのは気が引けますが、原稿が社史の意図に合わないようであれば、手直しをする必要があります。

 

祝辞を頂いた方と親しければ、手直しして欲しい旨を細かく、丁寧に説明すれば分かっていただけるでしょう。どうしても言いにくい場合は、祝辞を編集側で手直し、それを掲載してもいいか承認頂くように手紙でお願いしましょう。

 

~執筆編~

 

「台割って何ですか?どうして必要なのですか?」

 

台割とは、一冊の全体の内容を把握するためにつくる、どのページにどんな内容を入れるのかを示した設計図のようなものです。原稿を書く前に社史の全体像をつかんでおくことで、原稿の執筆や依頼がスムーズに進行します。社史の全体像を把握するために台割は必要です。

 

→台割表のダウンロード

 

 

「原稿執筆する時、どのようなことに気を付ければよいですか?」

 

原稿を通じて何を伝えたいのかを決めて下さい。社史には発行目的があります。発行目的に沿って、原稿を執筆しましょう。

 

例えば、社史の発行目的の1つに「社員の帰属意識を高めるため」というものがあります。今まで何度も倒産の危機を乗り越えてきた企業であることを伝え、社員 が社史を読んだ時、帰属意識を持てるようにしたいということを狙いとします。その場合、倒産の危機やそれを乗り越えたことによって得られた教訓について書くと「社員の帰属意識を高める」ことができると考えられます。

 

また、原稿を執筆する時のルールを決めましょう。

 

例えば漢字とひらがなの使い分け(「分かる」と記述するのか、「わかる」と記述するのか)、年号は和暦のみで表記するのか、西暦も併記するのか)などです。

また、文章の長さは長くなりすぎないようにしましょう。目安として、800字につき見出し1つをつけて、読みやすくなるように心がけましょう。1文の長さも80字~100字と短いほうがよいでしょう。あまりにも1文が長いと文章が理解されにくくなります。

 

 

「校正をする時、何に気を付ければよいですか?」

 

校正には、文字校正、図柄校正、色校正の3種類あります。

 

社 史は何十年にも渡って残るものなので、校正には特に気を付けて下さい。校正の中で最も気を付けなければならないのは、文字校正です。例えば、社史の中に 社員の方が紹介されていたとすると、社史制作会社ではその人の顔と名前が一致しているのかどうかは判断できません。そのような紹介文については、社史制作 会社では判断しきれない場合が多いので、しっかりと目を通してチェックしましょう。

 

 

「謹呈箋、挨拶状は必要ですか?また、どういう方法で配布すればよいのですか?」

 

できあがった社史を配布する場合、謹呈箋(きんていせん)・挨拶状はできればつけて下さい。謹呈箋・挨拶状があれば、より丁寧な印象を与えることができます。謹呈箋・挨拶状を使用する場合は、社史制作会社と必ず事前に話し合ってください。

 

謹呈箋とは、見返しに挟む短冊で、一般的に「謹呈 ○○株式会社」などと記載されています。これがあれば、お渡しする相手に対して丁寧な印象を与え、社史が「有償のものではない」という意図も伝えることができます。

 

謹呈状よりも丁寧なのが挨拶状です。挨拶状とは、「○周年の記念として社史を発刊しましたので、ご高覧賜れば幸いです」といった趣旨が書かれたはがきぐらいの大きさの書状です。

謹呈箋・挨拶状は編集作業が終盤になると、忘れられていることがよくあるので注意しましょう。